ver. 5.5
Програма "Libro" призначена для комплексного обліку на підприємствах громадського харчування (кафе швидкого харчування, ресторани, їдальні).
За основу баз даних було прийнято систему управління базами даних Firebird
Крім даного опису також існує відеопідручник так само з докладним викладом матеріалу.
Програма передбачає роботу як одному комп'ютері, і з багатьма комп'ютерами які працюють у мережі.
Як показано на схемі, програмна оболонка пов'язана з основною базою даних через BDE (Borland Database Engine – утиліта для роботи з базами даних) та через систему управління базами даних Firebird. База даних являє собою один єдиний файл Pizza.fdb (звичайне місце розташування на диску C: Pizza.gdb або c: Pizza.fdb), який і містить всі дані.
Програма може працювати одночасно з кількома базами даних. Шлях до бази даних вказується у ярлику програми. Для використання бази через мережу вказується назва комп'ютера в мережі (або його IP адреса), двокрапка та шлях, де вона розташовується на мережному комп'ютері. Приклади показані малюнки.
Для роботи у Windows Vista або для LibroPocketOff у термінальному режимі завжди необхідно вказувати в ярлику IP адресу.
Загальні засади роботи програми
При вході в програму ви повинні вибрати користувача, під яким ви увійдете в програму. Для кожного користувача окремо створюється свій інтерфейс (особа) програми. Це виявляється у тому, що наприклад, "директору" дозволяється робити приходи, витрати, бачити всі грошові операції інших користувачів, робити звіти, дивитися та аналізувати графіки з реалізації продуктів тощо, а користувачеві "постачальник" дозволено лише введення нових накладних та не дозволені звіти. Іншими словами, кожен користувач бачить тільки ті команди, які йому дозволені.
Налаштування здійснюються адміністратором баз даних.
Існує основний склад, куди робиться прихід, витрата та переміщення продуктів на інші склади (назвемо їх склад "Кухня" та склад "Бар".
Існує так само журнал фінансових операцій, де ведеться облік надходження та витрати грошей.
При надходженні товару на основний склад оформляється прибуткова накладна і якщо вона оплачена, автоматично оформляється фінансовий документ з приходу грошей на користувача, який сплатив цю накладну.
Після надходження товару на основний склад продукти може бути переміщені інші склади ( " Кухня " , " Бар " ) вже за роздрібними цінами.
В основі обчислення вхідної ціни продукту, що надійшов на склад, обраний метод середньозваженої ціни.
Тобто ціна кожного продукту на складі не дорівнює ціні останньої парафії, а обчислюється так:
( Загальна сума даного продукту на складах підприємства + сума на яку надійшов продукт т )
-------------------------------------------------- ------------------- ділити на ----------------------------- ---------------------------------------------
( Загальна кількість продукту на складах підприємства + кількість надійшла за накладною)
Отже, всі розрахунки ведуться з урахуванням середньозваженої ціни товару.
У програмі передбачено калькуляцію складових продуктів.
Тобто. піца складається з тіста, соусу та сиру. У свою чергу тісто готується з борошна, а соус з помідорів та приправ. Отже, перш ніж скласти калькуляцію на піцу, необхідно скласти калькуляцію на тісто і на соус.
Розглянемо схему реалізації на наступному прикладі:
Склавши калькуляцію на тісто і соус, склали калькуляцію на піцу.
Зробимо прихід продуктів на "Основний склад" та перемістимо їх на склад "Кухня".
Реалізація може бути здійснена з усіх складів крім "Основного складу"
Тепер можна продати піцу. У вікні реалізації набираємо її код і продаємо.
До журналу чеків записався чек із реалізованою піцою. Після закінчення робочої зміни є процедура закриття дня зміни. У момент закриття зміни вибираються всі чеки, пробиті за зміну і підраховується, загальна кількість, наприклад 100 піц, розкладається по калькуляції на продукти, що входять в піцу (борошно, помідори, сир, приправи). Організовується одна видаткова накладна зі списком цих продуктів і віднімає реалізовану кількість від кількості, що є на складі "Кухня". Таким чином після закриття зміни можна побачити реальні залишки на складі.
Так само при закритті зміни утворюється фінансовий документ щодо приходу грошей від реалізації.
Під час запуску програми ми потрапляємо у основне вікно програми.
В основному вікні програми розташовано меню основних розділів та корисні поради. Переключивши в налаштуваннях інтерфейс на "стильний" в основному вікні програми побачимо кнопки прив'язані до пунктів програми, що найбільш використовуються.
У верхній частині вікна вказується тип підключення (локальне або мережеве), назва підприємства та користувач.
Меню "Програма" містить пункт "зміна користувача" (тобто увійти до програми як інший користувач) та "вихід" із програми.
Для створення документів необхідно мати списки продуктів, постачальників, одиниць виміру тощо. Ці списки називаються довідниками.
Усі довідники та журнали документів базуються на тому, що під час їхнього виклику не відображається весь список наявних даних. Для пошуку в довіднику необхідно в рядку пошуку набрати початкові літери об'єкта, що цікавить.
Пошук може здійснюватися за кодом або за назвою. А також під час пошуку за назвою можна вибрати тип пошуку, тобто, шукати всі назви, які "Починаються з" тих літер, які ви введете в рядку пошуку або "Утримує" або "Точне значення".
Кожен продукт належить до певної групи. Це зроблено для швидкого пошуку продуктів, а також для звітів, які можуть бути здійснені за вибраною групою продуктів.
Якщо натиснути кнопку, 
пошук відбувається в межах вибраної групи.
За допомогою кнопки "Додати" можна внести новий продукт.
Код продукту автоматично пропонується наступним за останнім введеним і може бути змінено. При виборі коду необхідно врахувати, що нумерація кодів товарів і складових товарів, які мають калькуляцію, єдина. Тобто, наприклад, "Піца" має код 10 і ніякий інший продукт, наприклад, мука не може мати той же код 10.
Назва продукту може містити щонайбільше 30 символів.
Програма може використовувати кілька типів касових апаратів для автоматичного друку чеків. Через внутрішні обмеження апаратів на стрічку може виводитися назва менше 30 символів, тому існує окремий рядок для друку назви на стрічці апарата. Також, якщо ви вибрали режим роботи з касовим апаратом, на стрічці можуть виводитися тільки ті продукти, які мають прапорець роздільної здатності.
Це може бути застосовано для друку в чек на касовому апараті тільки, наприклад, спиртних та тютюнових виробів.
Код перераб.- Код для переробки, ця величина застосовується для забірної відомості. Спочатку її вносити не потрібно.
Прапор "Штучний продукт" забороняє продавати продукт із дробовим кіл-вом. Наприклад, при встановленому прапорці на пляшці Коли, при спробі продати кількість 1,5 буде виведено попередження про неможливість продажу такого числа. Такий самий прапорець ви зустрінете і при складанні калькуляції.
Для вибору одиниць вимірювання, групи продуктів та постачальника скористайтесь кнопками для виклику довідника одиниць вимірювання
Список одиниць виміру можна поповнити в основному меню програми довідники.
"Кількість в упаковці" - довідкова величина, яка може допомогти при приході накладної. Наприклад, у банку грибів консервованих чистої ваги продукту 0,7 кг, (на банку може бути написано і 1,200, але потрібно перевіряти чи це так).
Ми приходимо 7 банок, але не пам'ятаємо точно якусь вага в банку. У прибутковій накладній натиснемо довідкову кнопку і нам здасться ця кількість, яку ми ввели. Тобто 7 * 0,7 = 4,9 кг.
Ціна роздрібна за одиницю може бути встановлена лише під час створення продукту, при редагуванні цей параметр змінити не можна. Для зміни роздрібної ціни продукту будемо користуватися переоцінною відомістю.
Параметр 1 од. БРУТТО = ...... од. Наприклад, при створенні продукту картопля вкажемо, що 1 кг БРУТТО (свіжої не очищеної картоплі) = 0,800 (це приклад) кг НЕТТО (чищеною, відвареною, остудженою). Тоді при складанні салату, який містить картоплю, ми зможемо вказати кількість БРУТТО або кількість НЕТТО, яка містить цей салат. І в довідковому розрахунку страви будемо бачити окремо вагу по БРУТТО та НЕТТО.
Хоча для варених продуктів, таких як картопля, морква, буряк, рекомендується скласти власну калькуляцію. Наприклад, калькуляція на "картоплю варену" - до неї входитиме картопля свіжа 1,300 (це приклад) . Потім ми зможемо додавати цю калькуляцію до інших калькуляцій.
ГОСТ – довідкова величина для друкованої форми технологічної карти.
Кожен продукт повинен мати свою групу, за якою пізніше ми зможемо отримувати звіти.
Постачальник - Вкажіть найчастішого постачальника цього продукту. Існує звіт, який дозволяє зробити замовлення продуктів з урахуванням постачальника. Якщо ви не знаєте, кого поставити просто виберіть "ринок"
Мінімальний запас на складі і рекомендована кількість закупівлі зроблено з метою виконання звіту для замовлення продуктів. Ці величини можуть бути встановлені вручну або розраховані з урахуванням реалізації за вказаний період -Кнопка "Розрахунок"
Є можливість внесення декількох хтрих-кодів на один продукт, а також реалізація по штрих-коду на касовому місці.
Видалити товар з довідника товарів можна лише тому випадку, якщо він брав участь у жодних накладних, чеках, інвентаризаціях, переоцінках, складах, калькуляціях.
Продукт-Послуга
Існує можливість створення товару послуги, яку можна продавати не приходячи на склад. Послуга не може бути додана до калькуляції продукту або до прибуткової накладної. При реалізації послуг вони потрапляють лише до журналу чеків і якщо при реалізації послуг порівняти суму чеків та суму за накладною реалізацією з журналу накладних сума буде відрізнятись на суму реалізованих послуг, оскільки у накладній зі списання на реалізацію продуктів зі складу послуги будуть відсутні. Якщо необхідно тимчасово заборонити реалізацію послуги, це встановлюється у властивостях цієї позиції. Ціна на послуги змінюється також у довіднику продуктів, а не в переоціночній відомості.
Список груп продуктів
У програмі передбачено систему знижок на групу продуктів, для індивідуальної групи встановлюються свої параметри.
Тут міститься перелік можливих складів. Кожен склад захищений додатковим паролем, який встановлюється у налаштуваннях.
Як видно з налаштувань складу, пароль може бути змінений. Спочатку в налаштуваннях знято контроль входу на склад з паролем.
При початку роботи визначтеся зі списком складів і не видаляйте їх вже в процесі роботи, так як можуть бути втрачені дані, що відносяться до складу, що видаляється.
Якщо, наприклад, продукти зберігаються на складі куди мають неконтрольований доступ і працівники кухні та працівники барної стійки, то краще вести облік по складу тільки наприклад "кухня", а не "Бар" та "Кухня", тому що продукти беруться всіма працівниками підприємства з одного й того ж складу.
Якщо у вас немає фізичного "Основного складу", а всі продукти одразу привозяться на "кухню", все одно необхідно буде проводити прибуткові накладні на "Основний склад", але одразу їх переміщати на "кухню" шляхом автоматичного створення внутрішньої накладної по переміщенню товару . На "Основному складі" продукти будуть зберігатися у закупівельних цінах, на решті - у роздрібних.
Пам'ятайте , що більше складів, тим більше інвентаризацій потрібно буде робити при перезмінці.
Під списком приходів маємо на увазі всіх постачальників
Рядок пошуку дозволяє швидко відібрати необхідного постачальника.
Більшість дій у програмі можна виконати не тільки за допомогою "миші", але й за допомогою клавіш на клавіатурі. Причому використання клавіатури переважно призводить до підвищення швидкодії виконання операцій. Необхідно лише запам'ятати кілька основних поєднань клавіш.
Наприклад, для вибору знайденого рядка з довідників можна зробити подвійне натискання "миші" або натиснути на клавіатурі "Shift+Enter". Підказки сповістять вас про доступні клавіші.
Список видатків застосовується при оформленні фінансових документів. Додатковий довідник, кому ми платимо гроші.
Підстави для фінансових документів
Це ті причини, через які витрачені чи отримані гроші при оформленні фінансових документів. Створюйте ті статті, за якими ви хочете отримувати звіти.
Це є довідником статей витрати та приходу грошей, який застосовано у звітах.
Список причин списання, якими списуються продукти зі складів. За ними ми зможемо отримати звіт, наприклад, наприкінці місяця.
Довідник співробітників зроблено тільки з метою заповнення табеля обліку робочого часу ( див. опис табеля ). Тут зберігаються особисті дані працівників.
Під час роботи з офіціантами необхідно заповнити довідник офіціантів.
Параметр Офіціант або Бармен застосовується для окремого отримання звітів по офіціантам та барменам. Наприклад, при роботі для кожного нового чека потрібно вказувати код офіціанта, щоб отримати суму, на яку обслужив офіціант. Але бармени працюють цілодобово і цілий день. У програмі існує можливість один раз при вході у вікно продажу вибрати бармена, не вказуючи його для кожного чека. Таким чином можна отримати звіт і за сумою чеків, коли працював бармен і якщо необхідно по офіціантах окремо. У журналі чеків також можна відібрати чеки як по офіціанту так і по бармену.
Тут же можна отримати і звіт по роботі офіціантів - кнопка "Звіт", у табличному вигляді або у вигляді графіка для порівняння, які офіціанти працюють краще.
->
Довідник маркерів заповнюється для вказівки у чеках під час роботи з модулем з обліку більярду. Заповнюється як усі попередні довідники та особливих відмінностей не має.
Дисконтин карти можуть бути декількох типів:
Для клієнтів :
Розширений опис знижок дивіться за посиланням ТУТ
Можливе використання карток:
Реалізовано систему дисконтних карток у "хмарі". Можна підключити всі об'єкти до однієї бази даних дисконтних карток. Детальніше читайте у новинах ТУТ
Для Адміністрації
Для адміністраторів зали
Схема накопичувальних знижок викликається правим клацанням "миші" за таблицею
- 
-
Тут можна отримати коротку інформацію про клієнта - Кнопка - "ІНФО "
Руху по картці за період часу - Кнопка - "Руху"
Можна залишити повідомлення для картки, наприклад для видачі призів або особистих привітань. Коли в чек буде внесено картку на екрані касира з'явиться це повідомлення. (Кнопка - "Повідом.")
Одним із основних розділів програми є складання страв чи калькуляцій. Список калькуляцій знаходиться в основному меню програми Операції-Калькуляції/Складання страв.
Загальний вигляд подібний до довідника продуктів. У рядку пошуку набираються вихідні літери необхідної калькуляції і натискається "Enter" або кнопка "Пошук". Можна вибрати пошук за кодом або за назвою, а також вибрати параметри пошуку "Починається з", "Утримує", "Точне значення" або "Показати все". Так само можна відібрати калькуляції, що належать лише певному складу або певній групі.
Якщо рядок пошуку залишити порожнім та натиснути кнопку "Пошук", виведуться всі калькуляції.
Після цього можна Додати, Видалити або Змінити калькуляцію.
На прикладі додамо нову калькуляцію.
У рядку код пропонується код, хоча його можна змінити. Нумерація у списку калькуляцій та довіднику продуктів єдина. Тобто в калькуляціях не може повторюватися номер, який вже є у довіднику продуктів.
Ціна страви не може бути відредагована, її буде отримано в результаті додавання до неї інших страв та продуктів.
Назва для касового апарата може бути застосована, якщо ви використовуєте її для друку чеків. Оскільки апарати не можуть вивести повну назву продуктів, використовуйте скорочені назви.
Виберіть групу продукту, щоб зробити звіти про групи.
Вкажіть склад з якого списуватиметься товар під час реалізації.
Для тих у кого кілька барних стійок і той самий продукт може бути приготовлений на кожній з них:
У налаштуваннях програми, потрібно встановити мітку "Дозволити реалізацію з різних складів". Це дозволить не вказувати певний склад калькуляції. Але як визначити з якого складу списувати товар під час реалізації?
Справа в тому, що при вході в програму ми вказуємо користувача, наприклад "Зміна 1 Бар 1" або "Зміна 1 Бар 2". То необхідно вказати, що для цих користувачів автоматично при реалізації вказувати для тих калькуляцій, які не прив'язані до певного складу, для "Зміна 1 Бар 1" = вказати склад "Бар1", а для "Зміна 1 Бар 2" вказати склад "Бар2". Ця прив'язка здійснюється у "Правах доступу" на вкладці "Склад".
Приклад із звичайною кавою. Його готують на різних барних стійках, код у нього хотілося б мати один, але каву (на вагу) отримує окремо кожна барна стійка, і при реалізації потрібно списувати каву з тієї барної стійки, яка її продала.
Якщо продаж буде здійснюватися поштучно, встановіть мітку порційний продукт, це дозволить уникнути помилок касира під час реалізації.
Встановивши мітку "заборона продажу" касир не зможе продати цю страву.
Вкажіть кількість у готовому вигляді та одиниці виміру. Ці параметри не розраховуються автоматично та існують для відображення у друкованій формі калькуляційної та технологічної карток.
Друк на кухонний принтер - при роботі з кухонним принтером потрібно вказати, куди буде роздруковано замовлення для приготування на принтер 1, 2 або 3. Це актуально при роботі з відкладеними чеками або рахунками. Тобто, наприклад, офіціант вносить якісь продукти або страви в чек, відкладає його і при цьому замовлення на приготування може бути роздруковане на різні принтери.
Варіанти:
з одним кухонним принтером - при відкладанні чека всі страви, що мають ознаку друку на 1-й принтер, будуть роздруковані в одному чеку (наприклад БАР), всі страви, що мають ознаку друку на 2-й принтер, будуть роздруковані на цьому ж принтері в іншому чеку (наприклад КУХНЯ ). Таким чином, офіціант може залишити замовлення на барній стійці для приготування страв за барною стійкою і віднести окремий чек на кухню, для приготування страв на кухні.
з двома принтерами - при відкладанні чека замовлення на БАР роздрукується безпосередньо на принтері касового місця, а замовлення на КУХНЮ роздрукується на принтері, який стоїть на КУХНІ.
з трьома принтерами - все те саме що і з двома, плюс ще одна кухня на якій стоїть ще один принтер.
Конфігурацію програми для підключення принтерів вам підкажуть технічні спеціалісти.
Потім додайте продукти в калькуляцію кнопкою "Додати прод." або кнопка "Ins". З'явиться вже знайомий довідник продуктів, знайдіть необхідне, подвійне клацання по таблиці або клавіші "Shift+Enter" для вибору знайденої позиції, потім внесіть кількість. Кількість може бути зазначено в БРУТТО або НЕТТО. Якщо ви в довіднику товару вказували скільки виходить НЕТТО з 1 од. БРУТТО.
Також додаються і складові страви-калькуляції. Вони виділяються у таблиці синім кольором . У таблиці редагування заборонено. При необхідності видаліть позицію та додайте її правильно.
Кнопка "Тех.карта" - технологічна картка, тобто описується метод приготування страви.
При складанні калькуляції, додаючи продукт, який не надходив на склад, тобто не відома його вхідна ціна, буде видано попередження про те, що калькуляція буде заборонена до реалізації та у списку калькуляцій буде виділена червоним кольором . Синім кольором будуть позначені калькуляції, заборонені на продаж.
Звичайно, складати власні калькуляції важко не тільки тому, що потрібно привести у відповідність норми закладки в натуральному продукті, щоб це було смачно, але й ціна так само повинна бути красивою. Тому є кілька методів отримання оптимального рішення.
Наприклад, якщо ваш новий салат входить огірки, помідори, майонез, сіль, перець і салатний лист (який не входить в жодну з ваших калькуляцій), то при тій закладці, якою ви розробили досить змінити роздрібну ціну салатного листа. За допомогою операції переоцінки.
Це можна зробити у складі. Зайшовши на "Основний склад" (Меню операції-склад-вибрати Основний склад-пароль за замовчуванням 1) Тут є меню "Операції" - "Переоцінка продуктів".
Внесіть до переоцінної відомості необхідні продукти або продукт, встановіть нову ціну та збережіть. Під час проведення відомості будуть автоматично перераховані всі калькуляції.
Увага!
Якщо ви переоціните продукт, що бере участь більш ніж в одній калькуляції, будуть перераховані всі роздрібні ціни та інші калькуляції.
Щоб цього не трапилося, попередньо перевіряйте, в які калькуляції ще входить продукт, який ви хочете переоцінити. Це можна зробити у списку калькуляцій (знизу) кнопка - "Вибір продукту". Буде здійснено пошук калькуляцій, у яких присутній даний продукт.
У випадку, наприклад, якщо салатний лист присутній також і в інших калькуляціях, необхідно підлаштовувати новий салат за кількістю продуктів, що закладаються, але природно так щоб при приготуванні цього продукту його можна було їсти і якість страви не постраждала.
У розрахунку ціни або кількості може допомогти функція "перерахунку ціни або кількості", виклик - правою кнопкою миші за таблицею продуктів, що входять до калькуляції.
Тут достатньо вказати бажану ціну страви для того, щоб отримати на яку кількість слід змінити закладку, якщо це прийнятно або як змінити роздрібну ціну продукту, щоб страва мала бажану вартість. Не забувайте, що якщо продукт входить і в інші калькуляції, вони також будуть перераховані після переоцінки. Роздрібна вартість продукту завжди одна і у всіх стравах.
Як же вийти зі становища, якщо зміна кількості продукту в блюді не прийнятно для досягнення бажаної вартості страви і переоцінка теж може спричинити переоцінку страв вже складених правильно? Залишається останній, простий і неправильний метод-це встановлення бажаної вартості страви за допомогою індивідуальної "націнки" або "знижки". У книжках написано, що так робити не можна, будь-якої перевірки ви не доведете, до чого ця додаткова націнка. Але іноді це єдиний метод, щоб страва не коштувала за 100г = 2.617, встановимо невелику знижку до ціни 2.60.
"Калькуляції на кухню" - дозволяє встановити ручне НЕТТО для продуктів та роздрукувати у зручній формі для приготування на кухні. Тут можна вказати на різну кількість порцій або кг. готує блюдо.
Іноді при складанні калькуляцій технолог нам приносить такі результати приготування страви.
Взяли 200г - картопля, 150г моркви, 300г ковбаси, 200г майонезу, 100г цибулі і приготували салат. Вийшло салату 800 г. Але для калькуляції нам потрібні дані на 1 кг салату. Ми вносимо всі дані як нам дав технолог і один раз виконуємо функцію "Перелічити всі продукти на 1 од." - викликається правою кнопкою миші. При цьому ми вкажемо вагу готового салату та програма автоматично перерахує вагу всіх продуктів на 1 кг.
У програмі передбачено кілька варіантів знижок, одним із них є "Знижка за продуктами" у кожної калькуляції і кожного продукту є мітка дозволу знижки та свій відсоток знижки. При встановлених параметрах та при дозволі реалізації зі знижкою за продуктами, тільки на ті продукти, які мають дозвіл, нараховуватимуться знижки.
У списку калькуляцій можна отримати друковану форму калькуляційної картки та перелік вибраних калькуляцій.
Також можна відфільтрувати лише калькуляції дозволені до продажу або калькуляції, що відносяться до певного складу.
Вибір продукту-покаже всі калькуляції у які входить зазначений продукт. Це допомагає оцінити які страви вплине переоцінка продукту.
Можна також отримати швидку інформацію про реалізацію товару у період за змінами.
Для входу на склад виберіть "Склад" з меню "Операції". Вхід на склад може бути захищений додатковим паролем за необхідності
Склад має вигляд довідника товарів, тут у рядку пошуку можна вказати початкові літери товару або його код залежно від налаштувань пошуку, аналогічних до пошуку товару в довіднику продуктів, і побачити залишки.
Склад має своє меню з набором функцій.
|
 |
 |
 |
Меню редагування
Показати/приховати ціни. Актуально лише для основного складу, тому що на ньому всі ціни товарів прибуткові. Користуючись цією командою модно побачити відразу роздрібні ціни та попередній дохід від цього продукту, а також відсоток націнки.
Встановити/зняти заборону продажу актуально для решти складів крім Основного складу, оскільки за реалізації товар може продатися з усіх складів крім основного. І якщо продукт не бажано продавати, наприклад продукти, що входять у калькуляції (сіль, перець, борошно), їх можна заборонити до продажу, щоб касир випадково не продав невірний товар.
Такий самий параметр зустрічався і в ознаці калькуляцій.
Змінити товар - можна переглянути параметри продукту, встановити чи зняти мітку заборони продажу і чи включати цей продукт інвентаризацію.
Видалити товар. Товар зі складу може бути видалений, якщо кількість його дорівнює нулю, і він відсутній на інших складах.
"Перерахунок вхідної ціни продукту" вам стане в нагоді в наступному випадку.
Наприклад, ви зробили прибуткову накладну на борошно і помилково вказали неправильну ціну. Зберегли та провели накладну. У цьому перерахувалася середньозважена вартість товару і вона стала правильної. При зміні прибуткової накладної середньозважена ціна не перераховується, оскільки при зміні вона може бути внесена як завгодно раз неправильно. Після виправлення накладної вам необхідно перерахувати середню ціну товару операцією "Перерахунок вхідної ціни товару". Причому, якщо ви помітили свою помилку відразу, то в операції перерахунку достатньо вказати період документів, що обробляються, з яких буде отримана середньозважена ціна. Але якщо помилка була помічена, наприклад через тиждень, а це означає, що відбувалися продажі, списання, інвентаризації і в них скрізь була вказана не вірна закупівельна вартість і не вірно розрахований дохід від реалізації, то для цього необхідно просто встановити мітку "Перерахунок витратних накладних" за період" і вказати період з якого вважалася неправильна середньозважена ціна товару.
При встановленій мітці процес перерахунку буде виконуватися довше, ніж звичайний перерахунок для отримання середньозваженої вартості, оскільки необхідно обробити всі документи за вказаний вами період.
"Перерахувати необхідний товар на складі" - буде виконано розрахунок всіх продуктів на складі та встановлений мінімальний запас на складі та рекомендована кількість закупівлі з урахуванням реалізації за останній місяць. Для індивідуального розрахунку продуктів ви можете внести зміни у довіднику продуктів.
Усі парафії робляться тільки на "Основний склад".
Дата накладної встановлюється поточною датою на комп'ютері.
"Прихід від" тут виберіть постачальника продуктів (кнопка з трійкою) або поєднання клавіш Ctrl + W. Якщо потрібно, можна додати нового постачальника.
"Додати" - додати продукт із довідника продуктів (клавіша Ins)
Використовуючи клавіші швидкого доступу, ви значно прискорите свою роботу!
При знаходженні продукту в довіднику курсор переходить на продукт, виберіть його зі списку стрілками "вгору", "вниз" та для занесення в накладну натисніть "Shift+Enter" або подвійне клацання "миші" по товару. Потім внесіть кількість і ціну за одиницю або відразу на суму, на яку куплено товар, що краще за закупівлю товару з ринку.
На рядку "кількість" та "на суму" можна викликати калькулятори - Alt+"стрілка вниз". Можна натиснувши на клавіатурі "=" викликати рядковий калькулятор, що дозволяє рахувати формули. Скрізь, де ви зустрінете кнопку зі значком калькулятора, можна викликати рядковий калькулятор через кнопку на клавіатурі "=".
Кнопка 
- покаже скільки в ящику, банку чи упаковці зазвичай містить цей продукт. Це та довідкова величина, про яку йшлося у властивостях продукту. Для того щоб внести нову кількість не відкриваючи довідник, просто клацніть правою кнопкою миші по кнопці, попередньо в рядку вказавши нову кількість.
Кнопка "$" у рядку "Ціна за одиницю" відкриє список закупівельних цін цього продукту з накладних раніше оформлених. Щоб прибрати список, клацніть на одну з його позицій. (Список показує дату, ціну та постачальника). Таким чином існує можливість проконтролювати постачальника та відстежити зміну цін на товар. Хоча у розділі звітів існує окремий звіт щодо закупівельних цін продукту.
Для редагування даних по товару зробіть подвійне клацання миші по ньому або за допомогою клавіш Shift+Enter
Іноді необхідно внести накладну, в якій весь перелік продуктів зазначений без ПДВ, потім на загальну суму вказується ПДВ, разом на таку суму. Тобто, необхідно додати до вартості кожного продукту ще 20%. Або ситуація зі знижкою весь товар наприкінці накладної наприклад на 5 %, потрібно ціну кожного товару зменшити на 5 %. Вносите накладну так як вона є і потім скористайтеся функцією "Коректування цін +%/-%", де ви вкажіть збільшувати або зменшувати ціну на певний відсоток та загальну вартість накладної. Функція перерахує всі ціни відповідно до зазначеного відсотка і похибка в копійках, що залишилася можливо, скомпенсує на ціні останнього продукту в накладній, щоб сума накладної виходила та, яка є фактичною.
Зверніть увагу на нижню накладну панель.
Тут ви можете роздрукувати накладну, якщо в цьому є необхідність, встановити мітку "Створити внутрішню накладну за прибутковою накладною", тобто при проведенні прибуткової накладної автоматично з'явитися форма внутрішньої накладної переміщення з основного складу на склад, наприклад кухня, всього списку товарів з прибуткової накладної, але вже за роздрібними цінами.
УВАГА!
Якщо ви користуєтеся лише одним складом, або користуєтеся цим налаштуванням автоматичного створення внутрішньої накладної пам'ятайте:
При редагуванні цієї прихідної накладної необхідно спочатку видалити внутрішньо накладну, так як якщо ви знову по цій прибутковій накладній автоматично створите внутрішню накладну переміщення товарів на кухню, товари будуть передані двічі і товари будуть передані двічі. Або редагую прибуткову накладну не забувати, що по ній існує і внутрішня.
При збереженні накладної буде поставлено питання "Провести накладну?" це означає, що до кількості складі буде додано кількість з накладних і перерахована середньозважена вартість товару. При не проведенні накладної вона просто буде занесена до журналу накладних і на складах не змінитися. З журналу накладних можна буде редагувати та проводити цю накладну. Винятком є лише те, що середньозважена ціна вже не буде перерахована.
Як розраховується середньозважена ціна ви можете прочитати тут .
Якщо було встановлено мітку про оплату, буде показаний наступний діалог, де вказується, хто і коли сплатив накладну.
При цьому буде створено видатковий фінансовий документ у журналі фінансових операцій на користувача, хто сплатив.
Пам'ятайте всі продукти приходять у кілограмах, літрах, не в банках і ящиках. У пляшках і штуках припадає тільки ті продукти, які ми реалізуємо штучно або вносимо в калькуляції штучно.
Переміщення товарів може здійснюватися як із основного складу на кухню чи бар, і назад.
Форма накладної ідентична формі прибуткової накладної. Переміщення з основного складу відбувається за роздрібними цінами.
Так само ідентичний прибутковий накладний, тільки роздрібні ціни. Можна сміливо сказати, що це інший вид реалізації.
Витрата на закупівлю - можна віднести до повернення товару постачальнику. Тільки тут ми можемо змінювати у таблиці відпускну ціну товару. Щоб дізнатися за якою ціною приходив нам продукт, натисніть праву кнопку миші по продукту і виберіть звіт "Закупівельні ціни продукту"
Списання товару це особливий вид видаткової накладної, у якій встановлюються середньозважені ціни товарів. Тобто списання відбувається за середньозваженими цінами. Необхідно також вказати причину списання для більш детальних звітів.
У списання можуть бути внесені як звичайні продукти з довідника продуктів, і продукти складені з калькуляцій.
Додавання звичайного продукту відбувається кнопкою Ins, продукту із калькуляцій - Shift+Ins.
При додаванні продукту зі списку калькуляцій можна додати не повний набір продуктів по калькуляції, а тільки частину. Наприклад, якщо списувати салат не заправлений майонезом, сіллю та перцем.
Кнопка 
показує список складових продуктів (за калькуляцією), що входять до накладної.
Переробка товарів це рідко виникає необхідність перетворити наявний товар складі на інший, прикладом цьому може бути консервація. Наприклад, купили огірки свіжі, лавровий лист, закатали, отримали продукт квашені огірки, які ми застосовуємо в різних калькуляціях. Або, наприклад, у калькуляції на морозиво з сиропом використовувався покупний сироп, прийшло літо, купили полуницю та цукор, перемололи, отримали теж сироп, який кластимемо в те ж морозиво. Тому зробимо акт переробки продуктів, який автоматично нам спише полуницю та цукор та оприбутковує сироп. Ці накладні будуть створені автоматично. Не плутайте складання калькуляцій із актами переробки. Переробка може бути рідкісною подією.
Режим переробки забірним може визначати режим роботи списання товарів на реалізацію.
Перший варіант, який передбачений у програмі та працює за умовчанням – це складання калькуляцій та пряма їх реалізація з касових місць. Після закінчення зміни виконується операція "Закриття дня зміни" і відповідно до складених калькуляцій в автоматичному режимі створюється видаткова накладна на списання всіх інгредієнтів. На інвентаризаціях облік у нас проходить по всіх інгредієнтах, які можуть зберігатися на складах, у разі залишків готових страв або напівфабрикатів вони будуть додаватися в інвентаризаційну відомість, розкладаючись на інгредієнти. Таким чином, всі інвентаризації будуть йти з обліку інгредієнтів.
У разі роботи із забірними листами режим обліку може бути змінений до обліку в інвентаризаціях повністю до готових страв. Але в цьому випадку додається небагато роботи. При виробництві будь-яких страв та передачі їх, наприклад, з кухні на бар, буде обов'язковим записувати кожен продукт, що перешкоджається, з підтверджуючими підписами кухонного і барного працівника.
Для того, щоб дозволено було додати продукт у забірну відомість необхідно, щоб була складена на нього калькуляція і у властивостях цього продукту в рядку -Код перероб. було вказано номер цієї калькуляції. Тоді додаючи продукт у забірну відомість, у її прибуткову частину буде доданий сам продукт, а у витратну частину додані продукти необхідні для приготування продукту, що додається. Якщо ви обрали такий варіант роботи, то такі відомості потрібно вносити щодня.
Опис роботи по паркану
У довіднику продуктів створюється продукт-напівфабрикат або готова страва
З підв'язкою коду калькуляції за якою буде списано інгредієнти
Загальний вигляд калькуляції
Потім заходимо на склад, де виробляється продук-напівфабрикат.
Додаємо із довідника продукт-напівфабрикат
вносимо кількість
У прибуткову частину додається продукт,
у видаткову - список інгредієнтів із прив'язаної калькуляції
Продукти-напівфабрикати можна додавати не обмежено.
Інградієнти при цьому сумуватимуться за позиціями
Також можна відразу перемістити готові продукти на інший склад
У результаті інвентаризації ми отримаємо облік і за інградіентами, які могли залишитися
на момент інвентаризації та за готовими стравами та напівфабрикатами
Розглянемо обробку з прикладу купівлі туші кабана.
На початку створюємо калькуляцію на обробку 1 кг туші кабана, що виходить із 1кг. туші.
У нашому прикладі це м'ясо, сало та кістки.
Потім обов'язково вказуємо відсоток вартості кожного інгредієнта, на скільки кожен забирає на себе ціну, загальний відсоток має дорівнювати 100%
Потім у довіднику створюємо продукт
Туша кабана 1кг. та підв'язуємо код переробки – нашу створену калькуляцію.
Після цього можемо оприбуткувати склад тушу кабана живою вагою склад, на невизначений час досі обробки.
Коли необхідно обробити тушу на компоненти, заходимо на СКЛАД – у меню ОПЕРАЦІЇ вибираємо РОЗДІЛ ПРОДУКТУ
Додаємо наш продукт туша кабана 1кг
І в Прибуткову частину додаються, згідно з калькуляцією, компоненти.
Найімовірніше щоразу обробка трохи відрізняться від встановленого середнього кол-ва в калькуляції. У нас є можливість змінювати тут кількість і автоматично будуть перераховуватися ціни.
Причому збільшення/зменшення ціни позначатиметься чи пропорційно усім продуктах чи впливати лише найдорожчий (як у прикладі) компонент.
Причому різниця у вазі буде показувати вагу компонентів, що не враховуються, які йдуть на викид і не будуть застосовані для приготування та обліку.
Таким чином вийде списання зі складу Туші кабана 1 кг і оприбуткування м'яса, сала та кісток. Так само робиться і обробка риби.
Для кожного інгредієнта вхідна ціна на 1 одиницю рахуючи за формулою:
Ціна сирого продукту * Відсоток від вартості інгредієнта / 100
Ціна вхідна інгредієнта = ---------------------------------------------- ---------------------------------------
Кількість інгредієнта в калькуляції
Переоцінка створюється будь-якому зі складів. Меню "Операції" - "Переоцінка продуктів". Це документ зміни роздрібної ціни товарів. Під час проведення переоцінної відомості будуть перераховані всі калькуляції автоматично.
При збереженні документа ви можете відкласти дію переоцінної відомості та провести її пізніше у потрібний момент. Змінити її можна буде у журналі переоцінок.
Збережені будуть лише ті позиції, у яких стара ціна відрізняється від нової.
Для основних дій касирів зроблено кнопки, які мають кнопки швидкого доступу.
Касир не повинен користуватися "мишею" для виконання своїх операцій. Зазвичай використовується права частина клавіатури з цифрами, розташованими як у калькуляторі.
Список операцій та призначення клавіш:
Знайти товар/Додати - кнопка "+"
Видалити зі списку - кнопка " - "
Редагувати кількість - кнопка " + "
Enter - підтвердження параметра та перехід до наступного.
"Пробіл" – перейти до закриття чека.
|
 |
 |
При натисканні + з'являється вікно пошуку товару. Набираємо в рядку пошуку код товару та "Enter". Якщо товар з таким кодом існує курсор переходить на вікно "у". набираємо кількість товару або вагу і "Enter" фокус переходить на кнопку "Вибрати", натискаємо "Enter", товар додається в чек і курсор переходить знову в рядок пошуку товару.
Якщо касир забув код товару достатньо набрати початкові літери товару в рядку пошуку і виведуться назви, що починаються із зазначених літер у рядку пошуку. Стрілки на клавіатурі "вгору" або "вниз" вибираємо потрібний товар і натискаємо "Enter". Далі вводимо кількість та "Enter".
Також товар можна знайти з меню, яке викликається натисканням кнопки F1 на клавіатурі. Пам'ятайте, що ця найдовша відпустка продукту, в налаштуваннях програми навіть є можливість відключення виклику даного меню.
Для редагування чека необхідно закрити вікно пошуку кнопка "Esc" або "Alt+F4"
При редагуванні вибираємо необхідну позицію в чеку стрілками на клавіатурі "вгору" або "вниз" і натиснувши "*" редагуємо кількість товару. За допомогою кнопки на клавіатурі " - " можна видалити товар із чека.
Для закриття чека натисніть клавішу "пробіл", внесіть сплачені гроші, "Enter", "Enter".
Повний список доступних команд ви можете отримати натиснувши F1. Команди будуть працювати, якщо вони дозволені в налаштуваннях.
Якщо необхідно повернути будь-який чек або просто перевірити, які продукти входили до його складу, скористайтеся клавішею "F8" З'явиться вікно із закритими чеками. Достатньо відразу натиснути "Enter" і праворуч у вікні з'явиться список чеків із зазначенням номера, дати, часу та суми. Стрілки "вгору" або "вниз" може переходити від одного чека до іншого і зліва бачити зміст чека. При необхідності редагування чека курсор має бути встановлений на цьому чеку у правій таблиці. Натискаємо "Enter", "Enter"
Буде поставлене запитання "Ви дійсно хочете змінити чек?" Натиснемо "Enter" (фокус встановлений на кнопці "Так") Після буде поставлено ще одне питання "Ви хочете повернути весь чек?" Якщо потрібно повернути лише деякі позиції, а не весь чек натискаємо "Enter" (фокус встановлений на кнопці "Ні"). Після чого робимо необхідні зміни. Чек має бути обов'язково закритий.
При роботі з незакритими чеками або відстроченими, офіціант або касир вносить усі страви, які були замовлені та натискає на клавіатурі кнопку "END". При першому відкладанні чека буде запрошено номер столу чи замовлення.
Щоб відкрити список незакритих чеків, скористаємося кнопкою на клавіатурі "F9".
Вибираємо потрібний чек, "Enter", "Enter", чек завантажиться у наше основне вікно.
При роботі з офіціантами відображаються чеки тільки того, хто вніс свої дані, або через картку офіціанта, або вказавши свій номер. При дозволі можна в незакритих чеках побачити чеки всіх офіціантів.
У рядку доповнення буде вказано номер столу або замовлення та офіціант.
При відкритті відкладеного чека є можливість часткової оплати, кнопка "F4" на клавіатурі.
Кнопкою "Enter" ми додаємо продукти в новий чек і "пробілом" завершуємо операцію. В результаті буде утворено новий чек і у відкладеному видаляться позиції або зміниться у зв'язку з його частковою платою.
Реалізація LibroTS
LibroTS - це касова програма, призначена для роботи на комп'ютерах із сенсорним екраном, тобто всі функції доступні через кнопки на екрані. У разі коли в кафе/ресторному офіціанти змінюються часто, то таке візуальне відображення дозволяє найшвидше навчити офіціанта/бармена роботі з програмою.
Табель зазвичай заповнюється касиром чи барменом на початку робочого дня. Він вносить усіх, хто працює у цей день із зазначенням кількості годин і посади. Таким чином наприкінці місяця можна отримати звіт у табличному вигляді, хто і коли працював. Підсумкова таблиця виглядає так:
Для виклику табеля безпосередньо з вікна реалізації касир натискає Ctrl+T показується табель:
Для додавання натисніть "+", вкажіть початкові літери прізвища співробітника та натисніть "Enter", при використанні карток просто зіскануйте карту співробітника.
Можна змінити посаду за умовчанням і кількість годин. Якщо використовується картка персоналу, час для редагування заборонено.
Модуль з обліку часу гри в більярд застосовується як лічильник часу і дозволяє керувати контролером до якого підключено світло над столами. Встановлюючи необхідні параметри, світло буде увімкнено над столом і вимкнено вручну або автоматично за заданими параметрами.
Цей модуль викликається з модуля реалізації кнопкою F3 (якщо дозволено використання) (Молдуль у стандартне постачання програми не включається.)
Варіант для сенсорних екранів
Існує кілька параметрів для включення світла, вказаних на малюнку. Після закінчення часу або внесеної суми світло буде автоматично вимкнено. При розрахунку зазначеного столу позиції - тарифи потрапляють до обраного заздалегідь чеку.
Внесення тарифів:
Додаючи столи, вказується його номер, номер залу, до якого належить стіл та заповнюються тарифи. Тарифи вибираються із довідника продуктів, де заздалегідь готуються кілька тарифів. Існує можливість встановлення на кожен стіл чотири різні тарифи протягом дня та на кожен день індивідуально. Періоди "Ранок", "День", "Вечір", "Ніч" визначаються налаштуваннями програми.
До програми можна підключати кілька контролерів із різною кількістю портів. У властивостях столу вказується номер контролера світла і номер порту в контролері якого буде підключений цей стіл.
При переході з одного тарифного часу до іншого при розрахунку в чек буде додано кілька позицій. Наприклад: Ранок Pool 25 хв по тріфу 0.40 і День 12 хв. за тарифом 0.50.
Усі більярдні тарифи в програму вносяться з урахуванням хвилини гри .
При розрахунку дані потрапляють у поточний вибраний чек та журнал більярдних замовлень. Якщо з якихось причин було видалено внесений у чек тариф, його можна дістати знову з журналу більярдних замовлень і знову додати до чеку. Усі скасовані операції зберігаються у журналі касових операцій.
Рекомендується як уникнути зміни результатів роботи більярдної системи, а так само системи в цілому встановити на касових місцях:
1. Пароль на BIOS комп'ютера.
2. Програму Libro Shell (у комплекті поставки) - забороняє роботу з будь-якими програмами Windows, крім дозволених. (Або програму Systime, що йде в комплекті постачання)
3. Вимкнути в BIOS використання USB
Наприкінці робочого дня працюючій зміні необхідно здати всі гроші та закрити зміну. У меню "Операції"-"Закрити зміну" Буде показано дані щодо грошей і відкрито відразу калькулятор для підрахунку купюр. Касир попередньо перераховує всі купюри за кількістю та вводить їх у калькулятор, для переходу від рядка до рядка використовуючи Enter. Після влучення курсору в рядок "РАЗОМ" сума буде підрахована. Ще раз Enter,Enter - закриється калькулятор і сума внесеться в рядок "Фактична сума".
При закритті зміни створюється прибутковий фінансовий документ на зміну від реалізації та видатковий фінансовий документ на користувача зазначеного у налаштуваннях для отримання грошей (наприклад, Директор). Так само створюється одна видаткова накладна за всіма чеками протягом дня і нею списується товар зі складу.
Сума отримана до каси, переважно, це розмінна монета.
Видано з каси – протягом дня зміна віддала комусь гроші внісши у свої фінансові операції витрату на Директора на підставі – виручка.
Є можливість повного відображення інформації при закритті зміни.
Усі суми купюр, а також загальна внесена сума заносяться до окремого журналу закриття змін.
У разі виявлення недостачі буде видано попередження без зазначення суми недостачі.
p align="justify"> Робота фінансових операцій зміни полягає в основному тільки для внесення розмінної монети від Директора або за будь-якими оплатами, якщо такі дозволені адміністрацією.
У разі спільної роботи кількох комп'ютерів з однією базою необхідність введення розмінної монети зміною відпадає, оскільки це робить, наприклад, Директор , роблячи видатковий документ з основою "розмінна монета" на користувача, наприклад "Зміна1". Таким чином, у Директора віднімається сума розмінної монети, а у "Зміна1" з'являється прибутковий фінансовий документ із розмінною монетою від Директора.
Даний приклад для випадку, якщо касовий комп'ютер існує окремо.
Будь-які витрати та надходження грошей реєструються у журналі фінансових операцій. Тобто якщо гроші сплачені за комунальні послуги або зарплату в документі вказується причина (стаття витрати/надходження). Виняток складає оплата за товар за накладними, тому що при внесенні накладних є можливість вказати який із користувачів сплатив накладну і за збереження накладної автоматично буде створено видатковий фінансовий документ на цього користувача. Причому цей фінансовий документ не можна змінити у журналі фінансових операцій, оскільки він прив'язаний до певної накладної. Це можна зробити, змінюючи накладну в журналі накладних.
Прибуткові документи позначені буквою "П" із зеленим кольором , а видаткові - "Р" із червоним кольором.
Розглянемо на прикладах ведення журналу фінансових операцій, почнемо з першого рядка і надалі.
Перший рядок видаткового документа на "Зміна1" - основа - розмінна монета. "Директор" вранці вніс розмінну монету і автоматично змінили створений прибутковий документ на цю суму.
Далі, закривалася зміна та автоматично було створено прибутковий документ на "Директора", причому в цю суму входить і сума реалізації та сума розмінної монети виданої на початок роботи, але при закритті зміни були виявлені надлишки і вони були автоматично оприбутковані за статтею "надлишки".
Якщо при закритті зміни грошей було здано більше ніж сума виручки та розмінної монети та мінус ті гроші, які були видані "зміною" з каси протягом дня з будь-яких причин, якщо такі були, то створюється додатковий документ із надлишками каси.
У разі недостачі, при закритті зміни буде видано попередження, але не вказана сума недостач.
Примітка:
Рекомендується завжди всі гроші видавати на користувача "директор" з підставою "виручка", якщо гроші бралися безпосередньо з каси зміни та оплачувалася якась прихід товару. Так як при внесенні накладної на цей товар буде сказано, що її оплачено "директором", такий метод не заплутає звіти.
Далі по журналу йде документ автоматично створений під час проведення накладної. Саму накладну можна побачити, натиснувши на кнопку "Документ", буде поставлено питання "Показати накладну?" На відповідь "так" з'явиться прибуткова накладна, на відповідь немає - з'явиться фінансовий документ із зазначенням у додатку за якою накладною він був створений.
Далі показаний приклад, як можна враховувати тару. Цей приклад не є правилом і пропонується як варіант.
Можна створювати внутрішнє переміщення грошей, наприклад, робимо видатковий документ на користувача "постачальник" на підставі "на закупівлю товару". У користувача "Постачальник" буде створено прибутковий документ на цю суму. Коли вноситься накладна, оплачена "постачальником", у нього утворюється видатковий документ на суму накладної. Таким чином, ми завжди знаємо, скільки у "постачальника" є грошей.
Для відбору даних журналу скористайтеся кнопкою "фільтр"
Тут ви вибираєте період відображення операцій, документи прибуткові/видаткові, форма оплати готівка/безготівкові, від кого чи кому були відпущені гроші, за стандартною підставою (наприклад, "Комунальні платежі") або за конкретним номером фінансового документа, або за де рядок "Додатково" містить введені символи.
Примітка:
Не забудьте, іноді вибравши фільтр, ми забуваємо, що його застосували і не можемо знайти ті документи, які вже були внесені, достатньо натиснути кнопку "Фільтр" та "Застосувати", тоді з'являться всі операції за вибраний період.
Якщо у налаштуваннях користувачів (Опції - Розподіл прав) у поточного користувача стоїть дозвіл дивитися документи інших користувачів, то на нижній панелі можна вибрати іншого користувача дня перегляду його фінансових операцій. Редагування документів у цьому випадку забороняється. Для редагування документів потрібно увійти в програму під ім'ям користувача, документи якого ви хочете відредагувати або попросити його самого, щоб він це зробив.
Примітка:
Кнопка "Оновити" необхідна в тому випадку, якщо з програмою працюють у мережі кілька користувачів одночасно або якщо запущено кілька копій програми одночасно. Наприклад, це зручно використовувати при інвентаризаціях або при звірці грошей. В одній програмі ми дивимося фінансові операції, в іншій – журнал накладних.
У самому низу журналу накладних, в інформаційному рядку можна побачити суму прибуткових документів з готівкового розрахунку, витратних документів з готівкового розрахунку та витрати/приходи з безготівкового приходу.
Опис зарплатного модуля для LIBRO. (Додатковий модуль, що не входить до базового комплекту)
Для розрахунку зарплати застосовується кілька варіантів розрахунку зарплати, вони прив'язуються до посад співробітників.
У довіднику співробітників створіть нового співробітника або натисніть редагування вже існуючого. У рядку посада-натисніть «вибрати»-з'явиться список посад, створіть нову або натисніть на редагування вже існуючого запису
Варіанти розрахунку зарплати:
1. Фіксована зарплата за 1 день/1 місяць (30 днів - місяць) – розрахунок вестиметься з обліку кількості відпрацьованих днів – вони вказуватимуться або у зарплатної відомості або вибиратися з табеля робочого дня, якщо він ведеться у програмі ( поставити мітку "по табелю").
2. Фіксована зарплата за годину – годинник вибирається або з табеля (у табелі вважається у днів, а відомості за 1 день можна вказати кількість раб. годин), або безпосередньо вказується в зарплатній відомості.
3. Зарплата за відсотком від виручки або за табелем коли працював співробітник, або за фіксований період, зазначений у зарплатній відомості.
4. Зарплатня офіціантів за відсотком від обслужених столиків, якщо у програмі офіціанти ідентифікуються через картки та у кожному замовленні є прізвище співробітника-офіціанта. Для цього у властивостях співробітника є прив'язка прізвища співробітника до існуючого прізвища офіціанта.
Крім цих варіантів може використовуватися коефіцієнт збільшення зарплати працівників більш відповідальних місцях і зменшення для звичайних робочих місць. Наприклад бригадиру зміни можна поставити коефіцієнт 1,2, а для звичайного офіціанта коефіцієнт 1 і т.д.
Робота із зарплатною відомістю.
Спочатку правильно вкажіть період нарахування зарплати та скільки робочих годин на дні, якщо у вас є посади, прив'язані до розрахунку заробітної плати за годинами.
Натисніть кнопку «Додати всіх співробітників» або виберіть індивідуально для яких співробітників нараховуватиметься зарплата. Потім натисніть кнопку "Нарахувати"
У цьому прикладі Співробітник01 працює на посаді Бармена і на цій посаді зазначено, що зарплата фіксована по дню – зарплата за 1 день = 10,00 + 1 відсоток від виручки і тільки в ті дні, коли він працював за табелем
В даному прикладі, Співробітник02 за вказаний період у зарплатній відомості проходив по табелю 3 дні, його зарплата це 20% від обслужених столиків, але виручки в цей день не було тому Сума по% нарахована 0,00. Інший варіант, що виручка за ці дні була, але співробітник прив'язаний до офіціанта який не обслужив за цей період жоден столик, або співробітник не прив'язаний взагалі до жодного офіціанта. Останній варіант у цьому прикладі і показаний.
Для співробітника03 ми на його посаді просто вказали фіксовану суму за день не прив'язуючись до табеля і в самій відомості встановили йому 5 робочих днів.
Поле «Доплата» може бути внесено додатково, якщо співробітник, наприклад, заохочується за роботу або доплата за нічний, святковий, понаднормовий годинник.
Сума «ВСЕГО нараховано» складається з описаних вище варіантів.
Сума «Аванас» складається з отриманих авансів у проміжках періоду нарахування зарплати
«Утримання» додаткові утримання співробітників
«Баланс на початок» враховується різниця «Разом до Виплати» та «Виплачено» з попередніх зарплатних відомостей.
«Різниця» - різниця між «Начисл.-Утрим.» та «Баланс на початок»
Аванс
Аванс може вказуватися вручну, якщо ви ведете окремо в зошиті аванси співробітників або нараховано автоматично з авансових відомостей, які потрапили в період розрахунку зарплатної відомості.
Тобто ви повз зарплатні відомості можете створювати так само авансові відомості, куди вносити прізвища співробітників і вказувати видану їм суму, яка після розрахунку зарплатної відомості буде автоматично «затягнута» у відомість. 
Далі поле «Утримання» редагується вручну. Сюди можна вказати суму, наприклад, харчування співробітника за рахунок зарплати, якщо такі дані у вас є, а також нараховані штрафи.
Баланс на початок
Баланс на початок це сума за всіма зарплатними відомостями на співробітника до дати початку поточної відомості. Тобто є розраховане поле «РАЗОМ ДО ВИПЛАТИ» та «Виплачено» різниця між цими сумами і враховуватиметься за всіма раніше зробленими зарплатними відомостями.
Наприклад, співробітнику нараховано було 1000,00, а з актуальних причин ми змогли видати лише 700,00, тоді в наступній зарплатній відомості «Баланс на початок» складатиме 300,00. Якщо розглянути зворотний випадок, співробітник заробив 1000,00, але ми наклали штраф 1500,00, тоді в поточній відомості до видачі буде 0,00, а в наступній зарплатній відомості «Баланс на початок» буде -500,00 і якщо він наступного місяці так само заробить 1000,00 то сума видачі буде 1000,00(нараховано)-500,00(баланс початку)=500,00(до видачі).
Збереження та проведення документа
При проведенні зарплатної або авансової відомості може створюватися автоматично видатковий фінансовий документ. Попередньо ви повинні вказати на кого видаються гроші та стандартну основу для видаткового фінансового документа.
У журналі фін. операцій це виглядає так:
Редагувати звідси фін. документи не дозволяється, можна редагувати саму зарплатну відомість та після проведення сума у фін. журналі буде змінено відповідно до виданих грошей із зарплатної відомості.
Виберіть, перебуваючи на якомусь із складів з меню "Операції" - "Інвентаризація за складом". Буде створено інвентаризаційну відомість.
Під час друку бланка буде роздруковано весь перелік продуктів та список складових продуктів (калькуляцій).
Перелік продуктів
Список калькуляцій
При заповненні складових продуктів можна вказувати вагу як наприклад заправленого салату (готового до реалізації), так і не заправленого, наприклад, без майонезу солі і перцю. У цьому випадку вага або кількість порцій вписується в другу колонку, а в третій вказується, що виключити з цього салату.
Далі до інвентаризаційної відомості ми звертатимемося з "журналу інвентаризацій". Його можна відкрити або з головного вікна програми пункт меню "Журнали" або зі складу, також є пункт меню "Журнали".
Кнопки зі значками принтера означають:
Тобто, якщо деяких продуктів не вистачає, то вони додаються до видаткової накладної на підставі "Списання" та списуються зі складу. Якщо деякі продукти опинилися у надлишках, вони додаються до прибуткової накладної на підставі "надлишки" і приходять на склад автоматично.
Червоним кольором виділяються не проведені інвентаризації.
Тут, як і в інших журналах, є кнопка "Фільтр", в якому можна відібрати інвентаризації за певними параметрами, дата, користувач і т.д.
Отже, після того, як друковані документи були заповнені, їх можна внести в інвентаризаційну відомість.
Важливо!
Зверніть увагу тих, хто їх заповнюватиме на одиниці виміру продуктів, тобто якщо написано кг. то треба писати кілограми, а чи не банки, ящики, пакети тощо.
В інвентаризаційній відомості редагується лише білий стовпець "У інвент." - Це реальна кількість при інвентаризації. Стовпець "Кількість" - показує розраховану кількість програмою скільки товару має бути на складі з урахуванням усіх прибуткових документів, внутрішніх переміщень і списань.
Червоним кольором виділені продукти, які у нестачі, синім - у надлишках, чорним - розрахована кількість відповідає реальним залишкам.
Важливо!
Якщо ви створили інвентаризаційну відомість, наприклад, за день до інвентаризації, а потім проводили будь-які накладні, тобто списання, приходи, внутрішні переміщення, то для оновлення у відомості розрахованої кількості натисніть кнопку "Оновити кількість". Це не зітре вже внесені реальні кількості в колонці "У інвент.". Кнопка "Отримати" - отримує розраховані кількості зі складу і витирає всі внесені залишки. (Зазвичай їй не користуються).
Вносите спочатку всі продукти по бланку, який заповнили. Можна скористатися калькулятором формул для підрахунку кількості продукту, кнопка на клавіатурі "F9"
Потім додавайте складові продукти за допомогою кнопки 
(клавіші швидкого доступу Shift+Ins), якщо ви помилилися при додаванні перевірте, що ви внесли кнопкою 
і у разі помилки для відрахування складеного продукту скористайтеся кнопкою
При додаванні складового продукту ви вибираєте зі списку калькуляцій складовий продукт, вносите необхідну кількість, а потім вам надається вибір додати всі складові продукту або деякі виключити. Зніміть мітки з тих продуктів, які виключені у цьому продукті. В інвентаризаційну відомість будуть додані лише ті продукти, які зазначені.
Після внесення або редагування всіх залишків можна перерахувати результати, просто натиснувши кнопкою "миші" на рядки "Нестача на суму", "Надлишки на суму", Разом на суму. Результати перераховуються автоматично при додаванні складових товарів, але з перераховуються за зміни кол-ва якогось із товарів.
Кнопка "мінуси" зроблена для того, щоб при розгляді інвентаризацій відфільтрувати лише ті позиції, які йдуть з мінусом, тобто нестачі. Це буває корисно, коли поряд сидить людина, яка здає інвентаризацію. Не обов'язково показувати скільки та чого у надлишках.
При інвентаризації рекомендується відкривати дві копії програми для зручнішого поводження.
Тобто в одній програмі ви відкриваєте інвентаризацію, в другий журнал накладний (тут ми маємо можливість виправити накладні, а потім в інвентаризаційній відомості просто натиснути кнопку "Оновити кількість", і в інвентаризаційній накладній зміниться розрахована кількість за документами).
Тут ми можемо викликати допоміжні звіти для отримання даних про рух товару за допомогою клацання правої кнопки миші.
Мапа руху товару.
Карта руху товару показує нам рух товару починаючи з попередньої інвентаризації.
Цей звіт дозволяє нам оцінити чи всі документи ми запровадили і чи запровадили ми їх правильно.
Цей звіт дозволяє простежити динаміку руху товару за складами.
Розглянемо цей звіт. Він доступний як з інвентаризаційної відомості, так і з основного меню програми в розділі звіти.
Виберіть період, протягом якого проводиться інвентаризація. Наприклад, якщо перездавання вранці у середу, то береться період із минулого середовища до цього вівторка включно. Тобто переміщення та парафії за довкілля не цікавлять, оскільки залишки знято на ранок середовища.
Важливо!
Не проводьте накладні після інвентаризації, поки ви не розберетеся з нею повністю і не закриєте її. Так як нові накладні змінять кількість товарів на складах і при використанні кнопки "Оновити кількість" в інвентаризаційній відомості ми отримаємо неправильні залишки товарів.
Приклад використання звіту.
Отже, припустимо, що на складі "Основний склад" нестача яєць, причому орієнтовно цілий лоток (наприклад, розрахована кількість 100, а вам пишуть, що яєць на Основному складі немає.). Чому? Перевіряємо за звітом. Вибрали період тижня, що цікавить нас, вибрали продукт яйця, встановили мітку "З урахуванням переміщення" вибрали "Основний склад", встановили кнопку "на склад" (мітки "Реалізація" і "Списання" знято), тобто вибираємо всі приходи на основний склад яєць .
Тобто парафія була з ринку на 200шт.
Закриваємо це. Тепер міняємо кнопку "зі складу". Дивимося, що вийшло.
Передали на кухню лише 100шт.
Очевидно, забули 03.06.03 вписати у внутрішню накладну 100 шт. яєць. (необхідно перевірити за журналом бригадира чи отримував він ці яйця?). В цьому випадку на складі кухня при інвентаризації яйця будуть у надлишках.
Або помилився оператор, який вносив внутрішню накладну комп'ютер. У цьому випадку піднімаються внутрішні накладні і перевіряється, чи вписані яйця в цю накладну.
Якщо ви хочете подивитися реалізацію по днях у цьому звіті - оберіть склад "Кухня" встановіть крапку на "зі складу" і встановіть мітку "Реалізація". Після цього можете подивитися окремо "Списання".
Реалізації на основному складі за звичайного режиму роботи не буває.
Якщо ви впевнені, що рухи товару були за цей період, а звіт виходить порожнім, уважніше розставте всі мітки та назви складів у параметрах відбору звіту.
Пам'ятайте!
Не повинно бути як великих недоліків, так і великих надлишків. Так як великий надлишок продукту означає те, що продукт був закуплений, гроші витрачені і якщо він не оприбуткований по накладній, то, наприклад, з постачальника, який робив закупівлю, не знімуться ці гроші і у нього не вистачатиме фактичних грошей при звірці за журналом фінансових операцій.
Від постачальника вимагайте фактичного перерахунку товару, а не того, як він приблизно розрахував з урахуванням надходжень та видач.
Внутрішні накладні, складені постачальником перед тим як заносяться в комп'ютер перевіряються ще раз і підписуються бригадиром зміни.
При інвентаризаціях бувають різні випадки, якщо не сходяться залишки товару.
Пам'ятайте . Якщо по калькуляції ви робите, наприклад, салат і його не виходить кілограм, то всі його складові при інвентаризації будуть у нестачі. Зазвичай закладка товарів проводиться з урахуванням уварки, обрізки тощо. Якщо правильно складена калькуляція то салат повинен виходити трохи більше з урахуванням на пробу і на судки, в які вони перекладаються.
Одним із корисних звітів при інвентаризації є "Аналіз з реалізації".
Цей аналіз дозволяє побачити, як проходили недостачі або надлишки по окремому продукту в графіках.
Звіт дозволяє проаналізувати роботу двох змін, і оцінити при інвентаризації наскільки отримана цифра на інвентаризації правильна. Наприклад, якщо в інвентаризації зайвий продукт 1 кг. це може бути і погано, і добре. Чому? Наприклад, зайвий кілограм моркви в однієї зміни на інвентаризації. За допомогою звіту ми бачимо, що зазвичай морквиною інша зміна здає надлишки по 2-3 кілограми, а ця в основному близько 1 кг, значить 1 кг. це мало - це погано, здавалося б на перший момент, але розібравшись, виявляється, що наша зміна робить все за калькуляціями, а інша зміна не повідомляє продукт і отримує на інвентаризаціях надлишок більше. До, але якість страв погіршується, і ми можемо втратити клієнтів. Тому необхідно скоригувати дії зміни, яка не повідомляє продукт.
Якщо інша ситуація, зазвичай всі зміни здають продукт 1 кг. у надлишках, а на інвентаризації ми отримали мінус 1 кг, то потрібно перевірити, а чи не було надлишків вдвічі більше на попередній інвентаризації. Іноді недостачі поточної інвентаризації виходять надлишками в наступній, через неправильні підрахунки зміни.
У будь-якому випадку потрібний індивідуальний підхід до кожного продукту. І перш ніж сказати людині, що в неї недостача потрібно правильно внести всі надані документи!
Період для аналізу вибирається більше. Вкажіть продукт і проаналізуйте, порівнюючи дві зміни.
Результат очевидний. "Зміна 2" з цього продукту здає інвентаризації завжди краще.
З цього випливає, що одна зміна продає каву нормально, а інша - ні.
Не забувайте, аналізуючи інвентаризації брати до уваги обсяг виторгу, який проходить за зміну. Тобто чим більше виручка, наприклад, недостача по продукту зростає, якщо його постійно не вистачає і навпаки надлишки можуть бути більшими за більшої виручки, якщо продукт постійно в надлишках. Це цілком можливо через помилки калькуляцій.
На різницю недостач чи надлишків дуже впливає зміна персоналу. Нові люди навчаються, роблять багато помилок. Одні можуть заощаджувати, одні ні. Хоча економія продуктів не завжди виправдана. Наприклад, не повідомляти морозиво клієнту не дуже красиво, та й клієнт може просто наступного разу не прийти. Хоча, інший приклад, постійно переливаючи сік у склянки на 20г., на тиждень це може вилитися в 4-5 літрів нестачі соку.
Також позначаються різні партії товарів. Наприклад, в одних банках консервованих грибів може бути за нормою, а в наступній по 100г, 150г не вистачатиме. У цьому випадку потрібно або списувати нестачу від норми окремо, або переважувати нові партії і приходити за фактичною вагою.
Хоча пам'ятаєте, у багатьох калькуляціях норми завищені, тобто при продажі зі зміни списується більше продукту ніж насправді і якщо після всього цього не вистачає, наприклад грибів, то потрібно задуматися і розібратися в чому причина, помилка калькуляцій або уявне посилання на помилки калькуляцій .
Інвентаризація на робочому місці
Існує можливість заповнення інвентаризаційної відомості безпосередньо на робочому місці касира. Для цього необхідно встановити всі необхідні налаштування та дати право на редагування користувачеві, наприклад, ЗМІНА1.
Після чого в меню програми "Операції" з'явиться пункт "Інвентаризація за складом". Для того, щоб зміна могла вносити залишки, необхідно сформувати інвентаризаційну відомість і зберегти її не проведену. Після цього скориставшись вищевказаним пунктом "Зміна" може відкрити тільки свою не проведену інвентаризаційну відомість у якій відсутні всі показники за складами та сумами, а присутній тільки список товарів та графа для введення фактичного кіл-ва. Такому користувачеві забороняється "проводити" інвентаризації в програмі, можна тільки внести фактичну кількість і зберегти відомість. Після чого "Адміністратор", "директор" може відкрити цю відомість у звичному журналі та перевірити результати заповнення відомості.
Журнал накладних може відображати прибуткові, внутрішні чи видаткові накладні. Тут ми можемо змінювати накладні, встановлювати або знімати їм оплату.
При першому відкритті журналу він порожній, необхідно відібрати документи, які необхідні за допомогою кнопки "Фільтр". Причому ця кнопка є в інших журналах для відбору документів. Для кожного журналу застосовується свій фільтр документів.
Розглянемо фільтр документів.
Перше, що потрібно вибрати, це тип накладних, які ми хочемо відобразити: Прибуткова, Видаткова або Внутрішня (Внутрішня накладна-накладна переміщення товарів зі складу на склад).
Якщо ми вибираємо витратну накладну, можна увімкнути або виключити роздрібні накладні, які автоматично утворюються при закритті зміни.
Далі можна відібрати "за датою" чи "за номером", або "показати все".
Якщо ця прибуткова накладна можна встановити мітку "З урахуванням приходу від..." та вибрати постачальника. Також можна відібрати за сумою.
Якщо ви відбираєте накладні "з урахуванням товару" за найменуванням або за кодом, то суми накладних будуть показані не загальні за накладною, а саме за цим товаром.
Також можна відібрати оплачені чи не оплачені.
Встановивши всі фільтри, натисніть кнопку "Застосувати".
Синім кольором будуть відображені неоплачені накладні, не проведені червоним . Не проведена накладна – це накладна, яка не змінила кількість залишків на складі. Під час проведення накладної залишки на складах збільшуються чи зменшуються залежно від типу накладної.
Якщо при початковому збереженні накладної мітку про оплату не було встановлено, така накладна вважається не сплаченою, якщо її оплатили пізніше необхідно знайти цю накладну та скористатися кнопкою "Оплата" на верхній панелі. Цією кнопкою можна встановити оплату, так і зняти оплату по накладній. Природно, при установці оплати утворюється фінансовий документ на користувача, який сплатив цю накладну.
У правому крайньому стовпці вказується дата сплати накладної.
У нижній інформаційній панелі зазначається загальна сума накладних.
З журналу можна надрукувати накладну або весь журнал, скористайтеся кнопками зі значками принтера.
Журнал чеків аналогічний журналу накладних, але трохи простіше. У журналі чеків не можна редагувати чеки. Це робиться у розділі "Реалізація" - повернення чеків. Чеки за минуле число редагувати не можна. Видаляти чеки з журналу можна лише за незачиненої зміни.
Журнал чеків має свій фільтр.
Зазвичай фільтр у журналі чеків використовується лише за датою.
Якщо необхідно проаналізувати реалізацію, існує спеціальний звіт щодо реалізації, його ми розглянь нижче.
- ця функція дозволяє змінити користувача, якщо касир увійшов у програму не тією зміною і всі продажі були віднесені на чужу зміну. Це можна змінити, скориставшись цією кнопкою. Вона доступна лише адміністратору програми.
Якщо ви не знаходите будь-яких чеків, перевірте на початку відповідність галочок у фільтрі. Можливі там вказані зайві параметри. Траплялися випадки, коли на робочому місці касира, касир змінював системну дату в комп'ютері і чеки автоматично були занесені цією датою. У таких випадках, для виправлення помилки зверніться до технічного фахівця, який обслуговує вашу програму.
Журналом інвентаризацій ми користуватимемося частіше. При створенні зі складу нової інвентаризаційної відомості вона потрапляє до цього журналу. Звідси ми її редагуватимемо.
Червоним кольором відображаються не проведені інвентаризації.
Закривати інвентаризаційну накладну потрібно лише в повній впевненості, що більше жодних змін не буде. Якщо при заповненні інвентаризації виникли питання і необхідно перепровести деякі накладні, можна інвентаризацію зберегти, але не проводити. Потім виконати необхідні операції та відкрити на редагування знову.
При проведенні інвентаризації утворюються накладні видаткова, куди включаються всі недостачі та прибуткова, куди включаються всі надлишки. Ці накладні можна переглянути у друкованій формі. Скористайтеся піктограмами із зображенням принтера.
Фільтр зазвичай використовують "за період"
Одного разу введена переоцінна відомість потрапляє до журналу переоцінок може редагуватися, якщо вона не проведена. Проведену переоцінку розпровести не можна. Для цього просто зробіть нову переоцінку.
Фільтр журналу виглядає так:
Створюється переоцінна відомість у розділі "Склад" у меню "Операції" - "Переоцінка продуктів"
Метою створення такого журналу є фіксування всіх цін на всі продукти та калькуляції на даний момент.
Створюючи такі відомості періодично, можна подивитися які роздрібні, закупівельні та доходи були
в різні періоди часу за продуктами та калькуляціями.
Є можливість порівняння цін із раніше зробленими відомостями цін.
Рекомендується створювати такі відомості перед переоцінкою продуктів чи калькуляцій.
Журал доставок відображає введені замовлення на доставку і дозволяє зробити по ним звіти.
Для того, щоб окитувати цей журнал необхідно встановити налаштування:
У Libro потрібно включити на "Додаток 7"
"Увімкнути панель доставки у вікні реалізації"
При цьому відображатиметься панель доставок
у "Продажах" та "Журнал доставок" у меню "Журнали"
У LibroTS ця настройка знаходиться на "Додаток 6"
"Увімкнути панель доставки"
Робота з доставкою в Libro:
Або до або після внесення позицій у чек натискаємо Alt+1 щоб внести код клієнта або Alt+2 щоб внести адресу
Якщо клієнту привласнити номер за яким згодом закріпиться адреса, просто вносимо його номер у рядок код клієнта і пишемо його адресу, при закритті чека цей номер збережеться з внесеною адресою, згодом ми просто вводимо код і натискаємо Enter, автоматично виводиться його адреса. Якщо на той самий код вбивається
кілька адрес, то при наступному виклику коду буде внесена остання адреса доставки.
Для поповнення бази адрес доставки просто вносьте адреси доставок та закривайте чеки.
Для отримання адреси після цього потрібно набрати 3-4 символи адреси і натиснути Enter , буде показано список наявних раніше номерів і курсор буде встановлений на відповідному.
Там же в рядку пошуку ми можемо вносити наступні символи адреси для вибору більш точної адреси.
Знайшовши потрібну адресу, натисніть Enter або подвійне клацання миші по потрібній позиції.
Робота з доставкою в LibroTS:
Адреса або код може бути внесений або до або після внесення продуктів.
Принцип запам'ятовування кодів клієнтів та адрес описаний вище.
Для внесення коду клієнта натисніть кнопку "Код клієнта" і наберіть його на віртуальній клавіатурі, після чого там же натиснувши кнопку "Введення".
Для редагування адреси просто клацніть по рядку адреси, так само буде показана віртуальна клавіатура для редагування.
Для вибору адреси зі списку наявних натисніть кнопку "Список", виділіть потрібну адресу та натисніть кнопку "Вибрати"
Мета цього журналу запису заздалегідь заплпнированных банкетів,
запис авансів, кіл-ва людина, суми на людини,
складання попереднього меню клієнта в роздрібних цінах,
і водночас отримуючи список товарів закупівлі до цього меню.
Автоматичне заповнення меню із раніше складених.
Формування меню з можливістю заповнення із заздалегідь складеного замовлення (за номером)
Плюс одержання переліку продуктів за закупівельними цінами для приготування сформованого меню
Замовлення зі сформованим меню для затвердження клієнтом.
Журнал касових операцій призначений для відстеження повернень та всіх операцій касира при реалізації .
Розглянемо фільтр журналу докладніше.
Природно, перше це завдання періоду.
Далі можна відібрати за користувачем, наприклад "Зміна 1" або "Зміна 2".
Важливіше вибрати "Режим роботи"
Повернення. Повернення потрапляють до цього журналу завжди, незалежно від налаштувань програми.
Фіксуються всі дії, коли касир відкриває вже закопаний чек.
Режим – Відкриті чеки. Тут фіксуються всі дії касира, якщо в налаштуваннях програми було встановлено реєстрацію всіх операцій у відкритих чеках.
Меню Опції-Налаштування-вкладка Продажу. "Реєструвати всі операції у відкритому чеку"
Журнал закриття змін призначений також контролю касира. Тут можна проконтролювати, як закривалася зміна і скільки разів перераховувалися купюри.
Тут вказується користувач, Дата і час перерахунку, сума, і кількість купюр окремо.
При натисканні на кнопку друку можна побачити більш стислий вигляд.
Дані в журнал потрапляють тільки якщо користуватися калькулятором при підрахунку купюр при закритті змін, якщо не користуватися даними по купюрах не буде. Обяжіть касирів завжди заповнювати купюри при закритті зміни. Рядок без вказівки купюр вноситься повторно, навіть якщо касир не вносив список купюр.
Журнал призначений для складання аркуша закупівель для постачальників.
При додаванні нового документа є можливість його автоматично заповнити, у разі якщо ви встановили рекомендовану кількість закупівлі або скористатися додатковими звітами з меню
його також можна розрахувати або індивідуально для кожного продукту кнопкою Розрахунок або спочатку розрахувати для всіх на складі
Перерахунок можна виконувати лише після якогось періоду роботи, наприклад, місяць.
Можливий перегляд кількості товару по всіх складах у довіднику товарів. Друк сумарних заявок у період.
Розглянемо деякі із стандартних звітів, введених у програму.
Загальний звіт щодо реалізації
Просто задавши веріод, отримуємо звіт з реалізації у різних варіантах (за знижками, користувачами, групами)
Цей звіт має вкладку "За журналом чеків", "За журналом накладних" та "За кодом продукту"
Проаналізуємо продаж за період по групі салати.
За потреби можна встановити інші параметри.
Мітка "Рядок доходу" служить для того, щоб виводити звіт з результатами доходів або без них. Користувачам, яким не дозволяється бачити вхідні ціни, ця мітка не доступна і звіти будуть без рядків з обчисленими доходами.
Мітку "Вхідна ціна" бажано не встановлювати, тому що за період вхідна ціна продуктам змінюється в залежності від закупівлі продуктів і може змінюватись щодня. У результаті звіт буде відображено всі зміни цін і продукти будуть виведені неодноразово. Для узагальненого вигляду не встановлюйте цю позначку.
В результаті отримаємо звіт такого виду.
Якщо встановити мітку "Графік", отримаємо звіт такого виду.
Один графік показаний аналіз доходу від реалізації, другий за кількістю реалізованого продукту.
Тут наочно видно який із товарів продається краще і який більше приносить прибутку.
Так само можна проаналізувати реалізацію за журналом накладних.
Аналіз за журналом чеків дозволяє побачити реалізацію складових продуктів (калькуляцій), але не дозволяє бачити реалізацію продуктів, що входять до калькуляції. Це дозволяє зробити аналіз з журналу накладних. І навпаки аналіз із журналу накладних не дасть реалізації складових продуктів (калькуляцій), тобто ми не побачимо тут реалізацію піц, салатів, начинок тощо. цей звіт надасть аналіз з журналу чеків.
Аналіз за кодом продукту, із встановленою міткою "графік" дуже добре відображає динаміку продажів окремо взятого продукту. Тут можна проаналізувати продукт за журналом чеків або журналом накладних, залежно від того, де він проходить.
На всіх графіках діє права кнопка "миші". Натиснувши на неї, ми можемо надрукувати графік, увімкнути/вимкнути легенду (стовпець цифр праворуч). Або показати/приховати маркери (це ярлички зі значеннями на графіку).
Такий звіт дозволяє порівняти реалізацію та доходи за групами, щодо загальних доходів та реалізації. В основному застосовується для аналізу груп продуктів.
Цей звіт показує яку суму списано за вказаний період за закупівельними цінами
Дозволяє отримати звіт з різних параметрів, реалізації, доходів, кіл-ва чеків і т.д. у розрізі тижнів.
Зображення графіка можна обертати та збільшувати/зменшувати. Можливо вмикати та вимикати певні дні тижня, так само переглядати графік не в режимі 3D.
Звіт дозволяє проаналізувати реалізацію у період, день, тиждень, місяць. Отримати дані по залишкам на складах і розрахувати на яку кількість місяців вистачить поточних запасів. А також показати дату останньої закупівлі товару та оцінити з якого складу реалізація йде краще, якщо товар реалізовується з різних складів.
Цей звіт дозволяє оцінити витрату товарів у період і припустити середнє кількість витрати на майбутнє.
Тобто середня кількість необхідне мати на тиждень або місяць. Візьмемо приклад за групою "пиво"
Результати показують, що в цьому випадку, скільки на тиждень потрібно закуповувати пива в середньому. Звичайно ваш постачальник повинен до цього часу сам приблизно зорієнтуватися із закупівлями.
Сумарний звіт фінансових операцій
Сумарний звіт може відобразити загальну оцінку фінансових витрат та приходів користувачів.
Якщо зазвичай виручки здаються на користувача "директор" і він платить за накладними, то можна побачити сумарні результати за статтями приходів і витрат.
Можна подивитися результати по всіх користувачах, а можна вибрати окремо кожного.
Виберемо, наприклад, директора і подивимося звіт
Якщо потрібні докладніші дані, можна роздрукувати журнал фінансових операцій. Це робиться у фінансових операціях користувача. (Нижня панель – кнопка "Список" зі значком принтера).
Загальний графік реалізації
З накладення минулого періоду, в цьому випадку рік тому.
По користувачам
За групами
По змінний (понеділковий) по реалізації
Період обчислюється від дати інвентаризації
Малюнок дня
Реалізація протягом дня по годинах. Можна проаналізувати дні, використовуючи кнопки "<<" ">>" і побачити в який час провали при реалізації, можливо варто задуматися про якусь акцію або знижки.
Популярність продуктів
Тут можна проаналізувати певний продукт чи групу продуктів. Тобто буде показаний графік відсоткового відношення реалізації продукту чи групи до виручки протягом дня, незалежно від величини виручки.
Зовнішні звіти створені для додаткового отримання та експорту даних. Їх можна створити безпосередньо самому або отримати електронною поштою у розробника.
Libro reports - система on-line звітів для віддаленого комп'ютера або планшета, дозволяє підключити необмежену кількість баз підприємств
Опис можливостей дивіться ТУТ
Libro reports mobile - Звіти через інтернет на будь-якому мобільному телефоні
Опис можливостей дивіться ТУТ
Це найбільш повний звіт роботи підприємства за період. Правильність його залежить від налаштувань.
Як все вважалося?
Реалізація у період.
Виручка береться безпосередньо з журналу чеків,
там же кожна позиція товару має закупівельну ціну, тому
сума закупівлі також береться з журналу чеків.
Ну і сума націнки дорівнює різниці між виручкою та сумою закупівлі.
До виручки за чеками додаються й видаткові накладні, що є
реалізацією, крім накладних, зроблених автоматично при
закритті зміни за чеками.
Товарні залишки у закупівельних цінах.
Залишки товару беруться безпосередньо з інвентаризаційних відомостей.
Якщо при інвентаризації ви бачите лише роздрібні ціни, то там так само
кожної позиції є й їхні середні закупівельні ціни на дату інвентаризації
.
Тобто сума залишків на початок і на кінець отримуємо з
інвентаризації шляхом множення реальної кількості товару на його середню
закупівельну ціну.
Готівку на початок і на кінець періоду беремо з журналу фінансових
операцій, причому вибирається загальна сума за користувачами зазначених
у налаштуваннях звіту.
Сума коштів це сума готівкових та безготівкових грошей.
Борги на початок виходять із журналу накладних.
Тобто вибираються всі прибуткові накладні до початкової дати періоду, у яких
або відсутня дата оплати або пізніше початкової дати.
Борги на кінець включають усі прибуткові накладні до кінцевої дати періоду
(включаючи її) і дата оплати відсутня або пізніше за кінцеву дату
періоду.
Борги вважаються без урахування накладних із малоцінними товарами, якщо
такі були.
Аванси це прибуткові накладні, дата яких пізніше дати
їх оплати.
До авансів додаються також сума доходу за не сплаченими
видатковими накладними за реалізацією, якщо такі були зроблені
в ручну. Автоматично створені роздрібні накладні при
закритті зміни за чеками не враховуються.
Борги вважаються відповідно початку і поклала край розрахованого
періоду.
Борги вважаються без урахування накладних із малоцінними товарами, якщо
такі були. (Викликати таблицю з боргами - клацання по заголовку таблиці - "Борг за прод")
Результат різниці оборотних засобів початку і поклала край періоду розраховуються так:
Візьмемо наприклад початку.
Залишки товару початку + Сума коштів - борги.
Результат по різниці оборотних засобів виходить з:
результат різниці оборотних коштів на кінець - результат різниці оборотних коштів на
початок
Виробничі витрати.
Виробничі витрати вибираються з журналу фінансових операцій
за користувачами, зазначеними в налаштуваннях звіту.
Вибираються всі статті, зазначені в налаштуваннях.
Перед початком налаштувань видалімо всі налаштування, які наведено як приклад.
Є поділ між виробничими витратами та витратами засновників.
Отже, до витратних виробничих статей будемо відносити госппотреби, комунальні платежі, зарплату, транспортні витрати й інші, які ви вважаєте за потрібне віднести до виробничих витрат.
До прибуткових віднесемо, повернення якісь, надлишки, здавання тари, втім, все що може приходити з-за крім підстави "виручка" - її ми вважаємо окремо.
Так само не повинні бути присутніми статті з внутрішнього переміщення грошей. Тобто розмінна монета, якщо передаються гроші постачальник за статтею "на закупівлю", при передачі на засновника - "витрата на засновника"
У таблиці з користувачів вкажемо, фінансові журнали яких користувачів обробляти за тими статтями, які ми визначили.
Далі у статті використання прибутку ми відносимо ті статті, які є засновницькими витратами, тобто: дивіденди, будівництво, закупівля обладнання тощо.
При встановленні "мітки розшифрування" статті будуть розшифровані на
сторінці "Виробничі витрати та використання прибутку",
а на першу сторінку будуть винесені лише підсумки.
Також у виробничі витрати внесено суми накладних
із закупівлею малоцінних товарів, що вибираються з журналу накладних.
Враховано всі списання з якихось причин,
за винятком тих, що зазначені в розділі використання прибутку
"списання по бару"
Також виходять з журналу накладних. Списання це особливий вид видаткової
накладної, до якої включаються всі товари за середньозваженою закупівельною ціною.
Також враховані всі списання і надлишки по інвентаризаціям цей період.
Тобто вибираються окремо накладні зі списання з інвентаризацій плюс
надлишки, отримані з інвентаризацій.
Виробничі витрати.
Виробничі витрати вибираються з журналу фінансових операцій
за користувачами, зазначеними в налаштуваннях звіту.
Вибираються всі статті, зазначені в налаштуваннях.
При встановленні "мітки розшифрування" статті будуть розшифровані на
сторінці "Виробничі витрати та використання прибутку",
а на першу сторінку будуть винесені лише підсумки.
Також у виробничі витрати внесено суми накладних
із закупівлею малоцінних товарів, що вибираються з журналу накладних.
Враховано всі списання з якихось причин,
за винятком тих, що зазначені в розділі використання прибутку
"списання по бару"
Також виходять з журналу накладних. Списання це особливий вид видаткової
накладної, до якої включаються всі товари за середньозваженою закупівельною ціною.
Також враховані всі списання і надлишки по інвентаризаціям цей період.
Тобто вибираються окремо накладні зі списання з інвентаризацій плюс
надлишки, отримані з інвентаризацій.
Використання прибутку отримуємо аналогічно до користувача "Засновник"
З розрахунку того, що при оплаті грошей, наприклад, за будівництво
або закупівлю обладнання або з інших причин, які не є
витратами підприємства в журналі фінансових операцій, гроші від директора
передаються на Засновника, наприклад, через " Витрати засновника".
Після цього Засновник розносить за статтями одержані гроші.
З цього розрахунку буде отримано звіт з використання прибутку.
Також враховуються списання з зазначених причин списання у налаштуваннях.
Наприклад, причиною списання є засновники.
ЗАГАЛЬНІ ПІДСУМКИ
---------------------------
Реалізація = це сума виручки (раніше розраховано)
Витрати товару = це сума закупівлі (раніше розраховано).
Націнка = Сума націнки (раніше розраховано).
произв. Витрати = Підсумок виробничих витрат (витрати та надходження)
Прибуток = Націнка - Проїзв. витрати
Результат розн.обор.ср-в. = Підсумок з різниці оборотних засобів (раніше розраховано).
Сума до розподілу = Прибуток - Підсумок разн.обор.ср-в.
Рентабельність підприємства у відсотках:
Виручка за чеками * 100
= --------------------------------------- -------------------- - 100
Сума закупівлі+Произв.-затраты
Рентабельність продукції у відсотках:
Виручка за чеками * 100
= ---------- ------------------------------- - 100
Сума закупівлі
Похибка = Сума використання прибутку - Реальний прибуток
Якщо похибка негативна, то на цю суму підвищуються оборотні кошти
підприємства.
Якщо похибка позитивна, то засновники обрали більше грошей, ніж передбачалося прибутком підприємства.
Похибка також відображає правильність складання звіту та розподілу витрат за статтями.
Аналіз витрат
Тут можна побачити помісячні витрати за всіма статтями витрат та порівняти їх один з одним у вигляді графіка.
Всі звіти можуть бути експортовані до Excel для додаткової обробки даних.
Товарно-фінансова картка
Тут показуються днями обраного періоду всі приходи товару, витрати товару, прихід грошей, витрата грошей.
Баланс
Баланс розраховується автоматично під час розрахунку основного фінансового звіту та показує всі приходи та витрати грошей по підприємству, дозволяючи оцінити чи правильно складено звіт та чи правильно враховано всі статті видатків та приходів.
Рекомендації на початку роботи з програмою
1. Підготувати список своїх продуктів у вигляді.
1001 картопля 1002 морквина ...
Попередньо розбити всі продукти на діапазон кодів, наприклад:
Чаї Кава Кондитерські Соки Салати Горілка Вино ...
Продукти, що входять до складу калькуляцій, але не беруть участь у реалізації на пряму, можна присвоювати коди, наприклад, більше 1000 картопля -1000, морквина 1001 і т.д.
У першу сотню бажано внести продукти, що найчастіше продаються з тією метою, щоб касир запам'ятовував швидше коди.
Кодування калькуляцій та продуктів на складі єдине.
При роботі за кодами відбувається найшвидша відпустка клієнта.
2. Підготувавши список продуктів заходимо на "Основний склад" та робимо прибуткову накладну на всі продукти по 1 штуці, кілограму, пляшці тощо.
Тобто.
Відкривши прибуткову накладну, натискаємо кнопку додати. Шукаємо продукт у довіднику - не знаходимо Тиснемо в довіднику додати Вносимо дані по товару = Код, Назва ... ціна роздрібна (ці дані у нас на листочку)
"ПАМ'ЯТАЙТЕ! Роздрібна ціна калькуляції безпосередньо залежить від роздрібних цін продуктів, що до неї входять!"
Вибираємо групу, у списку груп її немає, тут же додаємо нову групу (у довіднику груп). Групи створюються з метою отримання за ними
звітів позицію
у накладну. Кількість вводимо 1, ціна за одиницю вводимо закупівельну ціну продукту
(з підготовленого листка)
УВАГА! Дуже бажано вносити правильну закупівельну ціну продукту, щоб не переробляти роботу двічі, навіть за навчання використовувати найбільш реальні закупівельні ціни. Вони вплинуть на закупівельну вартість наших калькуляцій. І якщо ми внесемо нереальні ціни, то при складанні калькуляцій
не побачимо реального відсотка націнки.
Так додаємо всі продукти по 1 одиниці.
Встановимо галочку "Автоматично створити внутрішню накладну по прибутковій"
Кнопка- "Зберегти" - "Провести документ?" - ТАК.
Після цього з'явиться внутрішня накладна, зверніть увагу, тут ціни вже роздрібні.
Кнопка-"Зберегти" - "Провести документ?" - ТАК.
Таким чином, ми сформували закупівельну ціну продукту.
Створюючи у довіднику товарів всі товари, ми встановлювали роздрібні ціни.
3. Тепер можна розпочати введення калькуляцій.
УВАГА! Від правильності складання калькуляцій безпосередньо залежать результати інвентаризації!
(Рекомендація - Інвентаризації проводяться щотижня при перезмінці, на всіх складах в той самий день)
На варені продукти можна скласти свої калькуляції, щоб потім їх включати в інші калькуляції.
Наприклад: Калькуляція на варену картоплю
код -800
Назва - картопля варена
Група - напівфабрикат
Склад - кухня
Порційний - Ні
Заборонити продаж продукту - Так
Вихід продукту - 1 кг
- Додамо продукт з довідника
картопля (код 1001) мається на увазі сира
вага брутто 1,300 (це приклад-не є факт)
Збережемо.
Далі до інших калькуляцій можна буде додавати продукти не лише з довідника продуктів, а й зі списку калькуляцій.
4. Після введення калькуляцій та продуктів можемо заходити у вікно реалізації та продавати за кодом або за назвою
наші продукти та калькуляції.
Заборона продажу калькуляцій ставиться у властивостях самої калькуляції Заборона продажу продукту ставиться на складі кухня, бар... крім
"Основного складу" - він не береться до уваги.
5. Після продажу зробіть закриття зміни. Після цього можна зайти в журнал накладних вибрати через кнопку фільтр витратні накладні - все!
Там відведемо накладну, яка була автоматично створена при закритті зміни та списала зі складу на реалізацію продукти згідно зі складеними калькуляціями.
6. Далі можете переглянути звіти - "Аналіз з реалізації" перевірити у різних формах як відбувається реалізація.
7. Потренуйтеся робити інвентаризацію.
8. Спробуйте робити фінансові операції, створіть свої статті витрат, які у вас будуть зустрічатися і за якими ви хочете отримувати звіти.
Після навчального періоду потрібно очистити базу даних, тобто видалити усі навчальні документи.
Провести фактичну інвентаризацію на підприємстві внести до відома фактичні залишки та розпочати роботу!